How to submit your sample / Cómo enviar tu muestra

ENGLISH INSTRUCTIONS

DATES OFFICE WILL BE CLOSED FOR SAMPLES: NOVEMBER 6 through 15, 2025

Please follow the steps below to submit your post-vasectomy sample:

1. Avoid sending your sample on the dates noted above ⬆️ (it will not be processed if it arrives during those dates)
2. Collect your sample following the instructions in the video below.
   1. 1. Ejaculate in the previously provided medicine 💊 bottle
      2. Transfer the semen with the provided pipette (dropper) into the small vial
      3. Place the vial in the biohazard bag ☣️
3. Fill out the label on the biohazard bag.
4. Place the sample in the provided box and seal it with sturdy tape.
5. Take the sample box to a U.S. Post Office. 📦
   • Please note the following:
     1. 1. Postage is not prepaid. You are responsible for paying the postage.
           • — Procedures done on/after July 1, 2025 will receive a prepaid envelope for the return of their sample via USPS.
           • — Replacement kits requested on/after July 1, 2025 will receive a prepaid envelope for the return of their sample via USPS.

1. 1. 1. 1. Ask for a tracking number so you can confirm when the sample arrives at our office.
         2. No need to use overnight shipping. Regular mail is sufficient. We are checking for the absence of sperm, not for live sperm.
         3. The sample should arrive within one week of collection.
2. Do NOT use UPS or FedEx. These carriers deliver by hand and may not leave packages in our mailbox if the front office is closed.
3. Your result will be available within 48 hours of receiving your sample (they will be available in the Patient Portal HERE, make sure you are registered)
4. Remember:
   1. 1. If your sample is received before 12 weeks and 20 ejaculations, and needs to be repeated, an invoice will be sent for you to pay for a new sample kit that we will mail you.
      2. If your sample is received after 12 weeks and 20 ejaculations, and needs to be repeated, we will mail you a new sample kit at no cost.

— You may also drop your sample in the Red Mailbox 📮 in front of our Pleasant Hill Office —

* If you have any questions, feel free to contact us using the Patient Portal. We’re happy to help!

INSTRUCCIONES EN ESPAÑOL

FECHAS EN QUE LA OFICINA ESTARÁ CERRADA PARA MUESTRAS: Noviembre 6 al 15, 2025

Sigue los pasos a continuación para enviar su muestra post-vasectomía:

1. Evita las fechas de arriba ⬆️ al enviar tu muestra (no será revisada si llega en esas fechas)
2. Recoge tu muestra siguiendo las instrucciones del video a continuación.
   1. 1. Eyacula en la botella de medicamento 💊 previamente provista
      2. Transfiere el semen con la pipeta (gotero) al pequeño vial
      3. Coloca el vial en la bolsa de riesgo biológico ☣️
3. Completa la etiqueta de la bolsa de riesgo biológico.
4. Coloca la muestra en la caja provista y ciérrala con cinta adhesiva resistente.
5. Lleva la caja de la muestra a una oficina de correos (USPS) 📦
   • Ten en cuenta lo siguiente:
     1. 1. El costo de envío no está prepagado. Serás responsable de pagar el envío en la oficina postal.
           • — Procedimientos realizados en/después de Julio 1, 2025 recibirán un sobre prepago para retornar su muestra via USPS.
           • — Kits de reemplazo solicitados en/después de Julio 1, 2025 recibirán un sobre prepago para retornar su muestra via USPS.
        2. Solicita un número de seguimiento para confirmar cuándo llega la muestra a nuestra oficina.
        3. No es necesario utilizar el envío urgente. El correo postal regular es suficiente. Recuerda que estamos verificando la ausencia de espermatozoides, no si se encuentran vivos.
        4. La muestra debería llegar en un plazo de una semana desde su recolección.
6. NO utilices UPS ni FedEx. Estas compañías entregan personalmente sus paquetes y es posible que no dejen paquetes en nuestro buzón si la oficina principal está cerrada.
7. Tus resultados estarán disponibles dentro de 48 horas luego de recibir tu muestra (se enviarán al Patient Portal AQUÍ, asegúrate de registrarte)
8. Recuerda:
   1. 1. Si tu muestra es recibida antes de 12 semanas y 20 eyaculaciones, y necesita ser repetida, te enviaremos al Patient Portal un recibo de pago que debes cancelar por un nuevo kit de muestra que te mandaremos por correo.
      2. Si tu muestra es recibida después después de 12 semanas y 20 eyaculaciones, y necesita ser repetida, te enviaremos por correo un nuevo kit de muestra, sin costo.

— También puedes depositar tu muestra en el Buzón Rojo 📮 en nuestra Oficina en Pleasant Hill —

* Si tienes alguna pregunta, contáctanos por el Patient Portal. ¡Estaremos encantados de ayudarte!